Pravni dokumenti

Registar radnji obrade podataka o ličnosti

Verzija 4.0.0

Registar radnji obrade podataka o ličnosti

Ovaj registar donosi se na osnovu čl. 47 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, br. 87/2018, u daljem tekstu: ZZPL), čl. 62 i 63 Pravilnika o KOLO sistemu (verzija 4.0.0) i čl. 9 Pravilnika o hijerarhiji akata KOLO sistema. Primenjuje se zajedno sa Politikom privatnosti KOLO platforme (verzija 4.0.0) i Pravilnikom o programima podrške (verzija 4.0.0).

PODACI O RUKOVAOCU

RukovalacKOLO Fondacija
SedišteŠetalište 16, 25000 Sombor, Republika Srbija
Matični broj28836627
PIB115840443
Emailprivatnost@ekolo.rs
Lice za zaštitu podatakaNikola Šarić, alva.serbia@gmail.com

Radnja obrade br. 1 — Registracija i upravljanje korisničkim nalogom

Svrha obradeFunkcionisanje sistema, identifikacija korisnika u sistemu, komunikacija, verifikacija naloga i bezbednost pristupa.
Kategorije licaKorisnici KOLO platforme.
Kategorije podatakaPseudonim (korisničko ime), email adresa, lozinka (čuva se isključivo u hashovanom obliku), datum pristupanja sistemu.
Pravni osnovIzvršenje ugovornog odnosa (čl. 12 st. 1 t. 2 ZZPL-a) — korisnik pristupanjem sistemu prihvata pravila korišćenja.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi u skladu sa zakonom.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaDok korisnički nalog ostaje aktivan. Po prestanku statusa, email adresa se briše, a preostali podaci se anonimizuju u skladu sa čl. 34 Pravilnika i čl. 11 Politike privatnosti.
Mere zaštiteHashiranje lozinke, TLS enkripcija u prenosu (min. verzija 1.2), enkripcija u mirovanju na nivou hosting infrastrukture, kontrola pristupa po principu minimalne neophodnosti, višefaktorska autentifikacija za administrativni pristup.

Radnja obrade br. 2 — Dokaz stvarnosti (verifikacija korisnika)

Svrha obradeObezbeđivanje principa jedna osoba — jedan korisnik i integritet evidencije zajedničkog dobra.
Kategorije licaKorisnici platforme koji prolaze postupak verifikacije.
Kategorije podatakaGraf verifikacija (evidencija ko je koga verifikovao, u pseudonimnom obliku), indeks stvarnosti (numerička vrednost stepena verifikovanosti), verifikacioni zapisi (pseudonim verifikatora, redni broj verifikacije, pseudonim verifikovanog, vremenski žig, pseudonim nadzornika).
Pravni osnovIzvršenje ugovornog odnosa (čl. 12 st. 1 t. 2 ZZPL-a).
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaDok korisnički nalog ostaje aktivan. Po prestanku statusa, veze u grafu verifikacija se anonimizuju; zapisi koji ostaju pod identifikatorom koji ne omogućava identifikaciju prestaju da budu lični podaci u smislu ZZPL-a.
Mere zaštitePseudonimizacija, razdvajanje identifikacionih od obračunskih podataka, TLS enkripcija, enkripcija u mirovanju, kontrola pristupa.
NapomenaGraf verifikacija, čak i u pseudonimnom obliku, predstavlja obradu podataka o ličnosti u smislu ZZPL-a.

Radnja obrade br. 3 — Dobrovoljno uneti podaci

Svrha obradeOlakšano korišćenje platforme i komunikacija među korisnicima, prema izboru korisnika.
Kategorije licaKorisnici platforme koji dobrovoljno unesu dodatne podatke.
Kategorije podatakaIme i prezime, broj telefona, adresa, drugi kontakt podaci, profilna slika (avatar) i opis, slike priložene uz oglase.
Pravni osnovPristanak korisnika (čl. 12 st. 1 t. 1 ZZPL-a). Pristanak je dobrovoljan i može se povući u svakom trenutku. Unošenje ovih podataka nije uslov za dokaz stvarnosti niti za pristup funkcijama sistema.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi. Slike (avatar i slike oglasa) čuvaju se kod obrađivača Cloudflare, Inc. (servis Cloudflare R2, SAD); u bazu se upisuje samo internet-adresa (URL) slike. Podaci koje korisnik odabere da budu vidljivi (ime, prezime, telefon) dostupni su verifikovanim korisnicima platforme.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaDo povlačenja pristanka ili brisanja od strane korisnika. Po prestanku statusa korisnika, brišu se u celosti.
Mere zaštiteTLS enkripcija, enkripcija u mirovanju, kontrola pristupa, mogućnost brisanja u svakom trenutku od strane korisnika.

Radnja obrade br. 4 — Evidencija aktivnosti (POEN transakcije)

Svrha obradeVođenje evidencije zajedničkog dobra i funkcionisanje obračunskog okvira sistema.
Kategorije licaKorisnici platforme koji učestvuju u razmenama i doprinosima.
Kategorije podatakaIznos ažuriranja evidencije POEN-a, vreme ažuriranja, pseudonimi strana u evidentiranoj razmeni.
Pravni osnovIzvršenje ugovornog odnosa (čl. 12 st. 1 t. 2 ZZPL-a) dok korisnik učestvuje u sistemu. Nakon prestanka statusa i anonimizacije, zapisi prestaju da budu lični podaci.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi. Evidencija je javna u pseudonimnom obliku — verifikovani korisnici mogu videti iznose, vremenske oznake i pseudonime strana.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanja10 godina od nastanka, u skladu sa poreskim i računovodstvenim propisima, u pseudonimnom obliku. Po prestanku statusa korisnika, identifikacioni podaci se brišu, a numerička istorija se zadržava pod identifikatorom koji ne omogućava identifikaciju.
Mere zaštitePseudonimizacija, integritet evidencije (zero-sum invarijanta sa automatskom proverom, atomaran upis i vremensko označavanje zapisa), TLS enkripcija, enkripcija u mirovanju na nivou hosting infrastrukture.

Radnja obrade br. 5 — Donacije fizičkih lica

Svrha obradeIspunjenje zakonske obaveze finansijskog izveštavanja.
Kategorije licaDonatori — fizička lica koja doniraju sredstva Fondaciji.
Kategorije podatakaIznos donacije, datum donacije, identitet donatora (obezbeđuje se kroz bankovni sistem — Fondacija prima donacije sa verifikovanih bankovnih računa).
Pravni osnovZakonska obaveza (čl. 12 st. 1 t. 3 ZZPL-a).
Primaoci / obrađivačiFondacija (čuva podatke direktno), bankarska institucija, revizor (ako je primenjivo).
Prenos u treću zemljuNe — bankovna dokumentacija se čuva u okviru Fondacije.
Rok čuvanja10 godina od nastanka, u skladu sa Zakonom o računovodstvu i poreskim propisima. Korisnik nema pravo da zahteva brisanje pre isteka zakonskog roka.
Mere zaštiteFizička i logička zaštita dokumentacije, kontrola pristupa, razdvojeno čuvanje od podataka platforme.

Radnja obrade br. 6 — Pokroviteljstvo pravnih lica

Svrha obradeEvidencija pokroviteljstva i ispunjenje obaveze finansijskog izveštavanja.
Kategorije licaKontakt osobe pravnih lica pokrovitelja, korisnici na čije zapise se doprinos evidentira.
Kategorije podatakaPodaci o doprinosu pravnog lica, veza između pravnog lica pokrovitelja i korisnika na čiji zapis se doprinos evidentira.
Pravni osnovLegitimni interes Fondacije (čl. 12 st. 1 t. 6 ZZPL-a) i zakonska obaveza vođenja finansijske evidencije.
Primaoci / obrađivačiFondacija (čuva podatke direktno), revizor (ako je primenjivo).
Prenos u treću zemljuNe.
Rok čuvanja10 godina, u skladu sa Zakonom o računovodstvu.
Mere zaštiteKontrola pristupa, fizička i logička zaštita.
NapomenaOvo je jedina tačka u sistemu gde Fondacija čuva podatak koji povezuje eksternu i internu evidenciju. Testiranje srazmernosti legitimnog interesa: obrada je neophodna za evidenciju pokroviteljstva i zakonito finansijsko izveštavanje; interesi Fondacije pretežu jer su podaci ograničeni na minimum potreban za evidenciju, a korisnik je unapred obavešten.

Radnja obrade br. 7 — Tehnički podaci i logovi

Svrha obradeBezbednost platforme, sprečavanje zloupotreba, detekcija neovlašćenog pristupa, tehnička podrška.
Kategorije licaSvi korisnici i posetioci platforme.
Kategorije podatakaIP adresa, podaci o uređaju i pretraživaču, vreme i datum pristupa, evidencija pristupa (ko je pristupio, kad, kojim podacima, sa kog uređaja).
Pravni osnovLegitimni interes (čl. 12 st. 1 t. 6 ZZPL-a).
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanja12 meseci.
Mere zaštiteAdministrativne radnje i otkrivanje kontakt podataka beleže se u revizijskom dnevniku, kontrola pristupa ograničena na lice za zaštitu podataka i administratore bezbednosti, TLS enkripcija.

Radnja obrade br. 8 — Automatizovano odlučivanje

Svrha obradeEmisija POEN-a, izračunavanje obračunskog koeficijenta, automatska evidencija u socijalnim programima (po aktiviranju Modula 3).
Kategorije licaKorisnici platforme.
Kategorije podatakaPodaci o doprinosima, parametri obračunskog okvira, podaci o pripadnosti kvalifikovanim grupama (po aktiviranju Modula 3).
Pravni osnovIzvršenje ugovornog odnosa (čl. 12 st. 1 t. 2 ZZPL-a); za socijalne programe — izričit pristanak (čl. 17 st. 2 t. 1 ZZPL-a).
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaKao za radnju obrade br. 4 (10 godina).
Mere zaštiteDeterministički definisana javna formula za obračunski koeficijent, pravo korisnika na objašnjenje logike, ljudski uvid i prigovor (čl. 38 ZZPL-a).
NapomenaOve automatizovane obrade mogu pravno ili značajno uticati na lice u smislu čl. 38 ZZPL-a.

Radnja obrade br. 9 — Podaci objavljeni na tabli zahteva za jemstvo

Svrha obradeOmogućavanje uspostavljanja kontakta između neverifikovanog korisnika i potencijalnih verifikatora radi sprovođenja verifikacije u smislu Pravilnika o dokazu stvarnosti.
Kategorije licaNeverifikovani korisnici platforme koji objavljuju zahtev za jemstvo.
Kategorije podatakaTekst predstavljanja (odakle je korisnik i razlog uključivanja u sistem) i kontakt podaci po sopstvenom izboru korisnika (ime i prezime, broj telefona, email adresa ili identifikator na drugom komunikacionom kanalu).
Pravni osnovPristanak korisnika (čl. 12 st. 1 t. 1 ZZPL-a), dat zasebno za svaku objavu, sa eksplicitnim upozorenjem o krugu lica koja će videti tekst odnosno kontakt podatke. Pristanak je dobrovoljan i može se povući u svakom trenutku povlačenjem zahteva, bez posledica po status korisnika u sistemu.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi. Tekst predstavljanja dostupan je svim prijavljenim korisnicima platforme. Kontakt podaci dostupni su isključivo verifikovanim korisnicima i prikazuju se tek po izričitom otkrivanju koje se beleži u evidenciji pristupa. Podaci nisu dostupni neprijavljenim licima i ne indeksiraju se od strane pretraživača.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaDok zahtev ima svojstvo aktivnog. Aktivan zahtev koji nije završen sprovedenom verifikacijom, povlačenjem ili uklanjanjem prestaje da bude aktivan automatski po isteku 30 dana od objave. Po prestanku svojstva aktivnog, tekst predstavljanja i kontakt podaci se brišu iz prikaza na tabli; pseudonimni zapis o postojanju i ishodu zahteva (objavljen, povučen, istekao, uklonjen, završen verifikacijom) čuva se kao deo evidencije lanca jemstva. Po prestanku statusa korisnika, podaci se brišu u celosti.
Mere zaštiteRazdvajanje vidljivosti (tekst predstavljanja vidljiv svim prijavljenima, kontakt podaci samo verifikovanim korisnicima uz beleženje otkrivanja), automatski istek aktivnosti zahteva nakon 30 dana, ograničenje na jedan aktivan zahtev po korisniku, TLS enkripcija, kontrola pristupa.
NapomenaKorisnik može imati samo jedan aktivan zahtev na tabli. Povlačenje pristanka sprovodi se povlačenjem zahteva u korisničkom interfejsu i ne zahteva podnošenje pisanog zahteva.

Radnja obrade br. 10 — Posebne kategorije podataka (Modul 3 — Socijalni programi)

StatusAKTIVNO — Modul 3 se aktivira u skladu sa čl. 57 Pravilnika i Pravilnikom o programima podrške (v4.0.0); aktiviranje je praćeno ažuriranjem DPIA (v4.0.0).
Svrha obradeAutomatsko evidentiranje doprinosa u POEN-ima za korisnike koji pripadaju kvalifikovanim grupama, uz potvrdu ispunjenosti uslova od strane verifikatora podnosioca (zaštita integriteta programa od neistinitih prijava).
Kategorije licaKorisnici koji pripadaju kvalifikovanim grupama (roditelji, starija lica, osobe sa invaliditetom, studenti) i njihovi verifikatori.
Kategorije podatakaStatus roditelja, starosna dob, invaliditet (rešenje o invaliditetu nadležnog organa — ne medicinska dokumentacija ni dijagnoza), studentski status ili pripadnost drugoj kvalifikovanoj grupi, datum verifikacije statusa. Fondacija ne čuva kopije podnesene dokumentacije — u sistemu ostaje samo minimalni zapis o pripadnosti grupi. U postupku potvrde, verifikatorima se otkriva podatak da se podnosilac (pseudonim) prijavio za određeni program — što može ukazati na pripadnost posebnoj kategoriji — ali ne i sadržaj unetih podataka.
Pravni osnovIzričit pristanak korisnika (čl. 17 st. 2 t. 1 ZZPL-a), dat zasebno za prijavu i za traženje potvrde od verifikatora. Pristanak se može povući u svakom trenutku, sa posledicom prestanka postupka odnosno automatskog evidentiranja.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi. Lice koje obrađuje prijavu u Fondaciji ima uvid u unete podatke. Verifikatori podnosioca primaju isključivo zahtev za potvrdu (naziv programa i pseudonim podnosioca koga lično poznaju) — bez uvida u unete podatke.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaDo povlačenja pristanka od strane korisnika. Zapisi o potvrdama verifikatora (potvrđeno/odbijeno, obrazloženje odbijanja) čuvaju se uz prijavu dok status traje.
Mere zaštitePodaci se vode pseudonimizovano i dostupni su samo licu koje u Fondaciji obrađuje prijavu; verifikatori i drugi korisnici nemaju uvid u unete podatke. Minimizacija: evidentiraju se samo datumi (datumi rođenja dece bez imena, datum rešenja o invaliditetu bez broja/dijagnoze). Prijava zahteva pun indeks stvarnosti (100%) i izričit pristanak. Tvrda blokada: prijava se ne odobrava dok svi verifikatori ne potvrde; odbijanje zahteva obrazloženje. Obaveštavanje verifikatora isključivo unutar platforme (in-app), bez spoljnih kanala. Minimizacija: verifikatoru se ne prikazuje sadržaj prijave.

Radnja obrade br. 11 — Podaci maloletnih lica (Modul 4 — Deca)

StatusNEAKTIVNO — aktivira se po pokretanju Modula 4 u skladu sa čl. 58 Pravilnika. Aktiviranje zahteva prethodno ažuriranje DPIA i donošenje posebnog pravilnika.
Svrha obradeOmogućavanje učešća maloletnih korisnika u sistemu pod posebnim režimom ograničenja.
Kategorije licaMaloletni korisnici platforme.
Kategorije podatakaPodaci o maloletnim korisnicima, saglasnost roditelja ili zakonskog zastupnika, ograničenja koja važe za maloletnog korisnika.
Pravni osnovPristanak roditelja ili zakonskog zastupnika (čl. 16 ZZPL-a), sa dodatnim ograničenjima za lica mlađa od petnaest godina.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaUtvrđuje se posebnim pravilnikom uz pojačane zahteve.
Mere zaštiteOdvojeno čuvanje saglasnosti, pojačana kontrola pristupa, pojačane mere zaštite u skladu sa čl. 16 ZZPL-a.

Radnja obrade br. 12 — Nadzor integriteta sistema verifikacija (sprečavanje zloupotreba)

Svrha obradeZaštita integriteta dokaza stvarnosti i evidencije zajedničkog dobra — otkrivanje obrazaca koji ukazuju na zloupotrebu (lažne ili „farmovane" verifikacije, umnožavanje naloga, slivanje POEN-a) radi očuvanja verodostojnosti verifikacija, evidencije i glasanja.
Kategorije licaKorisnici platforme (kroz graf verifikacija i evidenciju doprinosa).
Kategorije podatakaBez prikupljanja novih podataka. Obrađuju se postojeći, pseudonimni podaci: graf verifikacija (ko koga verifikuje, nadzor, vremenski žigovi), vreme nastanka naloga, metapodaci evidencije POEN-a (tip, iznos, vreme), indikatori aktivnosti (postojanje poruka/oglasa/razmena — kao da/ne, bez sadržaja), tip korisnika, indeks stvarnosti. Izvedeni zapis: rizik-nalaz (pseudonim ili grupa pseudonima, oznake prekršenih pravila, numerički skor, status).
Pravni osnovLegitimni interes Fondacije (čl. 12 st. 1 t. 6 ZZPL-a) — zaštita sistema od zloupotrebe i očuvanje integriteta evidencije i glasanja.
Primaoci / obrađivačiIsključivo superadministratori (UO Fondacije). Infrastruktura: Vercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), SAD. Kanal upozorenja (Telegram, email/Resend) prima samo zbirne brojeve, bez ličnih podataka.
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture (Vercel, Neon) i kanal upozorenja (Telegram, Resend) nalaze se u SAD; prenos uz zaštitne mere (čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaOtvoreni nalaz — dok se ne reši ljudskim pregledom. Rešeni ili odbačeni nalazi — najduže 12 meseci (kao tehnički logovi), potom brisanje. Po prestanku statusa korisnika, nalazi vezani za njega se brišu odnosno anonimizuju.
Mere zaštitePristup ograničen na superadministratore; sve radnje povodom nalaza beleže se u revizijskom dnevniku; pseudonimizacija; bez prikupljanja novih podataka. Sistem ne donosi automatske odluke u smislu čl. 38 ZZPL-a — samo označava naloge/grupe, a meru donosi ovlašćeno lice. Pravila prioritetizuju odsustvo stvarne aktivnosti („šupljinu"), a ne gustinu veza, radi izbegavanja pogrešnog tretiranja zbijenih stvarnih zajednica. Mogućnost odbacivanja nalaza i pravo na prigovor (čl. 37 ZZPL-a).
Napomena — test srazmernosti legitimnog interesaObrada je neophodna za sprečavanje zloupotrebe koja bi obezvredila evidenciju i glasanje; srazmerna je jer ne uvodi nove podatke, radi nad pseudonimima, ne donosi automatske odluke i podleže ljudskom pregledu i prigovoru. Interes Fondacije i poštenih korisnika preteže nad minimalnim zadiranjem u prava lica.

Radnja obrade br. 13 — Objavljivanje imena donatora u listi donacija

Svrha obradeTransparentnost i javno priznanje javnih donacija.
Kategorije licaDonatori fizička lica koji su izabrali javnu donaciju.
Kategorije podatakaIme i prezime, iznos i datum donacije, pseudonim.
Pravni osnovPristanak (čl. 12 st. 1 t. 1 ZZPL-a), dat izborom javne donacije radi evidentiranja POEN-a. Za anonimne donacije ime se ne objavljuje i POEN se ne evidentira.
Primaoci / obrađivačiVercel Inc. (hosting) i Neon Inc. (baza podataka), Sjedinjene Američke Države, na osnovu ugovora o obradi. Verifikovani korisnici platforme (lista donacija).
Prenos u treću zemljuDa — obrađivači infrastrukture nalaze se u SAD (videti čl. 9 Politike privatnosti).
Rok čuvanjaKao za podatke o donacijama — 10 godina, u skladu sa poreskim i računovodstvenim propisima.
Mere zaštiteIzbor je dobrovoljan i po pojedinačnoj donaciji; jasno upozorenje pre javne donacije; anonimna opcija bez POEN-a kao alternativa; pravilo se primenjuje samo ubuduće; TLS enkripcija, kontrola pristupa.
NapomenaJavno povezivanje imena sa donacijom omogućava povezivanje pseudonimnog zapisa donatora sa njegovim identitetom; otkrivanje je dobrovoljno i predstavlja uslov za evidentiranje POEN-a po osnovu donacije.

ZAVRŠNE ODREDBE

Ovaj registar se ažurira pri svakoj promeni radnji obrade, aktiviranju novih modula sistema ili promeni tehničkih i organizacionih mera zaštite. Ažuriranje registra je obaveza rukovaoca u skladu sa čl. 47 ZZPL-a.

Registar je dostupan Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti na zahtev.

U Somboru, dana 06.06.2026. godine.

ZA UPRAVNI ODBOR

Predsednik Upravnog odbora


Jelena Stijepović